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Pendant combien de temps faut-il conserver les documents relatifs à la Déclaration des salaires ?

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(Révisé en octobre 2012)

Afin de préparer leur Déclaration des salaires, les entreprises se servent de plusieurs documents. On pense immédiatement aux Relevés 1, à la liste de bénévoles, aux contrats avec des travailleurs autonomes, etc.

On peut penser également, pour les entreprises ayant plusieurs unités de classification, aux documents supplémentaires1 que la CSST requiert, afin de démontrer la base ayant servi à la répartition des salaires entre les unités de classification.

Ces documents doivent évidemment être conservés en cas de litige avec la CSST ou en cas de vérification2.

Mais pour combien de temps ?

La CSST a le pouvoir de recalculer les cotisations de l’employeur pour prendre en compte tout changement apporté aux éléments servant aux calculs. Selon le règlement sur le financement, la CSST peut recalculer la cotisation d’une année dans les cinq ans qui suivent ladite année. Par exemple, votre cotisation de 2012 pourrait être revue jusqu’au 31 décembre 2017. Cette date marquant la fin de la 5e année suivant l’année de la cotisation. Cette prescription ne s’applique pas en cas de fraude. Il serait donc de bonne pratique de conserver, au moins jusqu’au 31 décembre 2017, tous les documents relatifs à votre cotisation 2012, au cas où un vérificateur de la CSST s’annoncerait.

Ajoutons, en terminant, que la CSST n’est pas le seul organisme ayant un pouvoir de vérification. L’entreprise doit s’assurer qu’elle respecte ses obligations de conservation de documents relativement à tous les organismes pouvant effectuer une vérification (agences du revenu, etc.).


 

1 Obligations relatives aux documents à constituer pour appuyer la répartition des salaires annuels assurables CSST, DC 100-357

2 La vérification des employeurs : un processus équitable CSST, DC 100-1136



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