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En matière d'achats de matières dangereuses... politiques et procédures, plus qu'une simple parure

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(Révisé en septembre 2009)

Les matières dangereuses, comme les solvants, les huiles, les gaz comprimés, les produits d'entretien, etc., sont omniprésentes dans les entreprises. Bien que certaines entreprises n'en comptent que quelques-unes, d'autres en utilisent plusieurs milliers. Dans un cas comme dans l'autre, une gestion et un contrôle efficace des achats de ces produits s'avèrent particulièrement importants pour un meilleur contrôle des coûts mais également pour la santé et la sécurité du personnel côtoyant ces produits.

Un contrôle délaissé, des conséquences fâcheuses

Imaginez un directeur de service qui décide régulièrement de se procurer des produits sans suivre la procédure d'achat. En examinant les inventaires, vous pourriez y retrouver des quantités importantes de toutes sortes de produits ou encore, plusieurs contenants de produits identiques.

Vous pourriez également constater que certains produits sont entreposés dangereusement à cause de leur incompatibilité respective, que les fiches signalétiques sont introuvables ou encore découvrir des bouteilles non étiquetées. Les conséquences seront particulièrement fâcheuses si plusieurs personnes, suivant l'exemple de ce directeur, adoptent une telle attitude. D'où l'importance de bien structurer ses achats.

Point de départ : politiques et procédures claires

La présence d'une politique mais surtout de procédures détaillées sont essentielles. Elles clarifient à tous : qui est le responsable des achats, de quelle façon les réquisitions doivent être faites, la nécessité de faire approuver l'achat de nouveaux produits, les vérifications nécessaires lors de la livraison, etc. Finalement, toutes les procédures à respecter à partir de la réquisition jusqu'à la réception. Une telle clarification dans le partage des responsabilités sera une excellente occasion de centraliser ce type d'achat et de combler les besoins de formation des personnes concernées.

Centraliser ses achats, une initiative avantageuse

Il s'agit de nommer une personne responsable des achats. Une telle centralisation procure un meilleur contrôle quant aux produits en circulation dans l'entreprise. Les inventaires bien tenus et les achats mieux planifiés, réduiront les risques de pénuries et l'accumulation de quantités superflues.

Le responsable des achats doit avoir, à sa disposition, un système efficace d'inventaire, à travers lequel chaque département soumet les informations nécessaires à la tenue et au suivi des quantités de produits dangereux présents sur les différents lieux de travail. Ainsi, lorsqu'il reçoit une réquisition pour un produit, il vérifie les quantités en stock. Selon la situation, il réfère le demandeur au département où le produit est déjà disponible dans l'entreprise ou sinon, procède à l'achat. De cette façon, le responsable achète seulement les produits réellement nécessaires.

Dans le cas de nouveaux produits, il est préférable de faire approuver leur acquisition par le CSS, le personnel en SST et en environnement ou encore le service de l'ingénierie. L'analyse de la fiche signalétique, consultée préalablement à l'achat, vise à éviter d'introduire des produits susceptibles d'occasionner des nouveaux problèmes. Cette vérification permet également de s'assurer de fournir aux employés les équipements de protection appropriés et de les former, au besoin, à l'utilisation, la manipulation et l'entreposage sécuritaires des produits.

Quelques critères de sélection supplémentaires

Toute entreprise qui souhaite rester concurrentielle recherche les meilleurs prix, la qualité et la quantité désirée dans de courts délais. Certains critères supplémentaires devraient également être considérés. Premièrement, acheter des produits qui comportent le moins de risques pour la santé, la sécurité du personnel et l'environnement. À ce niveau, le responsable des achats, aidé du personnel en SST et environnement, apporte une aide précieuse en vérifiant régulièrement s'il existe sur le marché des produits ayant les mêmes fonctions tout en comportant moins de risques. Deuxièmement, acheter de fournisseurs qui respectent les règles en vigueur quant à l'étiquetage des matières dangereuses et qui remettent, de façon systématique, la fiche signalétique des produits vendus.

Partage des responsabilités, communications...

Une politique et des procédures claires d'achat des matières dangereuses, du personnel soigneusement informé et formé, un réseau efficace de communication entre le personnel aux achats, le CSS, le coordonnateur en SST et les employés constituent des facteurs clés dans le succès de votre gestion des achats de matières dangereuses.



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