Infos SST


Délai requis pour la diffusion des procès-verbaux du CSS

Révisé en septembre 2013

Notre entreprise a mis sur pied un comité de santé et sécurité (CSS) qui se réunit mensuellement. Un procès-verbal, ou compte rendu, est rédigé et distribué, parfois deux ou trois semaines après la tenue de la réunion, en fonction de la disponibilité de la personne qui le rédige. On nous a dit qu'il fallait obligatoirement que les procès-verbaux soient disponibles dans un délai maximum d'une semaine après la réunion. Est-ce exact ?

Non.  Le Règlement sur les comités de santé et de sécurité du travail, qui s'applique à certaines catégories d'établissements au Québec, ne prescrit pas de délai comme tel pour la diffusion des procès-verbaux des réunions du CSS. Il traite plutôt de l'adoption et de la conservation de ceux-ci.

En fait, voici ce que le règlement précise aux articles 31 à 33 :

31. À chacune des réunions, le comité doit adopter le procès-verbal de sa réunion précédente. Les procès-verbaux ainsi adoptés doivent être conservés par l'employeur pendant une période d'au moins 5 ans.

32. Le comité doit consigner dans un registre prévu à cette fin les procès-verbaux de ses réunions. Ledit registre est conservé dans un endroit déterminé par le comité.

33. Les membres du comité peuvent, sur demande, obtenir copie des procès-verbaux du comité.

Donc, légalement parlant, le procès-verbal de la dernière réunion du CSS pourrait, à la limite, n'être soumis qu'à la réunion suivante pour adoption. Cependant, nous croyons qu'il n'y va pas de l'intérêt de votre entreprise d'attendre trop longtemps avant de rédiger, et de diffuser, le procès-verbal, et ce, pour plusieurs raisons.

Entre autres, si vous voulez démontrer votre crédibilité en tant qu'entreprise engagée en santé-sécurité, de même que le sérieux que vous accordez au CSS, il s'avère important d'être cohérent dans vos actions. Conséquemment, plus la diffusion des procès-verbaux se réalise rapidement, autant que faire se peut, bien sûr, plus vous lancez le message que les travaux du comité ne sont pas pris à la légère. C'est aussi une question d'efficacité. En effet, le procès-verbal devrait servir de guide à l'action pour les membres du CSS, en ce sens que très souvent les décisions prises ou les suggestions apportées lors d'une réunion nécessitent un suivi. Et, la nature humaine étant ce qu'elle est, plus le procès-verbal tarde, plus le suivi risque de tarder et plus la démobilisation des membres peut s'installer insidieusement…

De plus, le procès-verbal est un précieux outil de communication entre le comité et le personnel de l'entreprise, gestionnaires et employés. Il permet de rendre compte du résultat ou de l'état d'avancement des projets et, par le fait même, donne l'opportunité de recueillir les commentaires et suggestions, favorisant ainsi la mobilisation des gens à l'égard de la santé-sécurité.

Morale de cette histoire, concernant la rédaction et la diffusion des procès-verbaux, plus rapidement vous vous en occupez, mieux c'est ! Si vous recherchez des façons de faire efficaces sur les procès-verbaux, sachez que la formation Réunions efficaces du comité SST aborde ce point et propose des méthodes des plus utiles.

juin 2017

Mois suivant
D L M M J V S
123
45678910
11121314151617
18192021222324
252627282930

Nous joindre:

(514) 842-8401


Pour obtenir de l’information sur les services et les activités

En ligne

© 2017 Centre patronal SST